Ai sensi dell’ Art. 13, e visti gli art. 23 e 24 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n° 196, vi informiamo che:

1. Fonte dei dati: i dati personali vostri, ovvero della vostra società o del vostro ente di appartenenza, dei vostri dipendenti, dei vostri incaricati e delle persone che per voi agiscono, di cui siamo in possesso, sono stati raccolti presso di voi da nostri dipendenti, agenti o collaboratori in occasione di:
· visite o telefonate commerciali;
· contatti diretti per partecipazione a riunioni, seminari, corsi, fiere;
· vostre richieste di offerte;
· conferme d’ordine;
· trasmissioni e transazioni successive alle conferme d’ordine;
oppure sono stati raccolti presso terzi, quali ad esempio gestori di pubblici elenchi, o fornitori di indirizzi, o nostri clienti e fornitori.

2. Finalità dei trattamenti: i dati di cui sopra saranno raccolti, registrati, riordinati, memorizzati ed utilizzati per attività funzionali alla stipula ed alla esecuzione del rapporto contrattuale di fornitura con voi in essere, o in corso di negoziato, ivi comprese le attività pre e post contrattuali da noi predisposte per la formalizzazione, la gestione ed il controllo del rapporto con i nostri clienti, nonché per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi amministrativi, di legge o fiscali inerenti al contratto stesso o agli acquisti da voi effettuati. Più in particolare i dati di cui sopra saranno trattati da Ipas S.p.A., Titolare del trattamento, per:
· acquisire dati e informazioni precontrattuali (istruzione di offerte, verifiche di fattibilità, predisposizione di documenti anche presso terzi, verifiche di solvibilità);
· gestire il normale rapporto contrattuale di fornitura di beni o servizi a voi, ovvero alla vostra società o ente;
· gestire e controllare i rischi, prevenire possibili frodi, insolvenze o inadempienze;
· effettuare le operazioni necessarie alla gestione dei pagamenti e degli incassi;
· prevenire e gestire possibili contenziosi, operare cessioni del credito, adire le vie legali in caso di necessità;
· gestire la contabilità, l’amministrazione, i flussi finanziari e la tesoreria;
· gestire il magazzino, la logistica e la movimentazione delle merci;
· fare eventualmente ricorso e gestire gli strumenti o i servizi finanziari strumentali e di supporto ai clienti;
· inviare materiale documentale tecnico, informativo e di aggiornamento relativo all’oggetto delle vendite o della prestazione di servizio;
· attuare quanto previsto dalla certificazione e dai sistemi di qualità ISO, anche mediante invio di questionari e moduli di valutazione.
· gestire gli adempimenti di natura amministrativa, contabile, civilistica, fiscale;
· predisporre e presentare dichiarazioni e documenti di natura civilistico – fiscale previsti da leggi, regolamenti, norme e direttive comunitarie.

3. Modalità del trattamento: i trattamenti di cui sopra potranno essere effettuati sia con mezzi cartacei, sia con mezzi e strumenti automatizzati, ubicati in Italia o all’estero, presso il Titolare del trattamento.

4. Esclusione di trattamento di dati sensibili: nessuno dei vostri dati in nostro possesso è riconducibile alle definizioni di “dato sensibile” o di “dato giudiziario” di cui alle lettere d) ed e) dell'art.4 del suddetto D.Lgs. Qualora ci fossero da voi trasmessi dati di tal genere, sarà nostra cura cancellarli immediatamente, in mancanza di un esplicito vostro consenso scritto.

5. Natura del conferimento: il conferimento di alcuni dati necessari per la gestione del rapporto contrattuale può essere considerato facoltativo, mentre è obbligatorio il conferimento dei dati necessari per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi amministrativi, di legge o fiscali inerenti al contratto stesso. Pertanto, un eventuale rifiuto al conferimento impedirà la stipula del contratto, o la sua corretta esecuzione.

6. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati: i dati personali di cui al punto 1. non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere comunicati al nostro personale dipendente ed ai collaboratori interni all'azienda, ai nostri consulenti. In particolare, in conseguenza della partire organizzazione del nostro Gruppo, i dati di cui al punto 1. potranno essere comunicati ad altre aziende consociate, o controllate, o comunque facenti parte dello stesso Gruppo. Potranno inoltre essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie e, nei limiti strettamente necessari a svolgerli, ai soggetti che, sempre per finalità relative all'esecuzione dei rapporti contrattuali con voi in essere o per l'instaurazione di nuovi rapporti contrattuali, debbano fornirci beni e/o eseguire su nostro incarico prestazioni o servizi. L'elenco delle categorie di questi soggetti è disponibile in sede.

7. Soggetti che effettuano i trattamenti: i nostri dipendenti e i nostri collaboratori interni sono stati nominati “incaricati del trattamento” sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate. Le altre società del Gruppo che potranno trattare i dati operano come responsabili esterni del trattamento. Pertanto, essi hanno diritto a conoscere e trattare i dati da voi trasmessici, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni impartite dal “Titolare del trattamento”.

8. Trasferimento all’estero: i vostri dati personali potranno essere trasferiti a Paesi dell'Unione Europea e a Paesi terzi, nell'ambito delle finalità sopra indicate.

9. Durata del trattamento: i vostri dati saranno conservati e trattati per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. Successivamente, lo saranno soltanto per il tempo stabilito dalle vigenti disposizioni in materia civilistico fiscale.

10. Diritti dell’interessato: in qualsiasi momento voi, la vostra società o il vostro ente di appartenenza, potrete esercitare i diritti di cui all'articolo 7 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n° 196, ovvero accedere ai vostri dati personali per conoscerne l'utilizzo, ottenerne la cancellazione, la correzione, la modifica, l'aggiornamento, l'integrazione, oppure opporvi al trattamento scrivendo al seguente indirizzo Ipas S.p.A., corso Lombardia 36 – 10099 San Mauro Torinese (TO)